Công chứng điện tử chính thức áp dụng từ Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP, quy định cụ thể về điều kiện cung cấp và sử dụng dịch vụ công chứng điện tử, bao gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Đây là bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực công chứng.

1. Phạm vi áp dụng công chứng điện tử

Theo Nghị định này, công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với mọi giao dịch dân sự, trừ: Di chúc, các giao dịch dân sự mang tính hành vi pháp lý đơn phương khác

2. Văn bản công chứng điện tử là gì?

Văn bản công chứng điện tử bao gồm:

- Văn bản được lập trực tiếp trên môi trường điện tử, tuân thủ đúng quy trình công chứng điện tử;

- Hoặc văn bản giấy được chuyển đổi sang định dạng điện tử, có gắn chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

Những văn bản này có giá trị pháp lý tương đương với công chứng truyền thống.

3. Điều kiện cung cấp và sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng:

- Phải tạo tài khoản công chứng điện tử trên nền tảng chuyên dụng theo quy định tại Điều 51 Nghị định 104 và các quy định pháp luật liên quan;

- Phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng hoạt động;

- Chữ ký số sử dụng trong công chứng điện tử phải được tích hợp dấu thời gian và cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy tại Việt Nam.

Đối với cơ quan đại diện ngoại giao và viên chức ngoại giao:

- Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử thực hiện theo điều kiện kỹ thuật thực tế tại cơ quan;

- Chữ ký số cũng phải do đơn vị tin cậy trong nước cấp, hoặc phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.

Đối với cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch:

- Phải sử dụng chữ ký số công cộng do đơn vị chứng thực tại Việt Nam cung cấp, hoặc chữ ký số nước ngoài đã được Việt Nam công nhận;

- Có thể đăng ký tài khoản công chứng điện tử qua nền tảng tương ứng, hoặc xác thực và cấp chứng thư số qua ứng dụng VNelD hoặc ứng dụng tương đương.

4. Trách nhiệm hỗ trợ người dân và doanh nghiệp

Công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

- Hướng dẫn đầy đủ cho người dân, doanh nghiệp về cách thức đăng ký, sử dụng tài khoản và chữ ký số;

- Đảm bảo hệ thống kỹ thuật (máy tính, Internet, thiết bị điện tử...) đáp ứng yêu cầu vận hành công chứng điện tử một cách an toàn và hiệu quả.