Quy định về cấp bản sao văn bản công chứng?

Việc yêu cầu cấp bản sao công chứng là một nhu cầu phổ biến của cá nhân, tổ chức nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như bổ sung hồ sơ, thực hiện thủ tục hành chính hoặc lưu trữ giấy tờ quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về điều kiện, trình tự, cũng như mức phí khi đề nghị cấp bản sao công chứng. Vậy, quy định pháp luật hiện hành về việc cấp bản sao công chứng được xác định như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Công ty Luật Việt Phong xin được gửi tới quý khách hàng thông tin chi tiết về quy định và thủ tục cấp bản sao công chứng.

1. Hướng dẫn cấp bản sao văn bản công chứng theo Luật Công chứng 2024

Theo quy định tại Điều 69 Luật Công chứng 2024 thì việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện như sau:

- Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 68 Luật Công chứng 2024, cụ thể:

“Điều 68. Lưu trữ hồ sơ công chứng

...

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.”

+ Theo yêu cầu của các bên tham gia giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

Việc cấp bản sao văn bản công chứng theo yêu cầu của người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng phải được người yêu cầu công chứng đồng ý; trường hợp người yêu cầu công chứng là cá nhân đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết hoặc pháp nhân chấm dứt hoạt động thì phải được sự đồng ý của người thừa kế đối với cá nhân, sự đồng ý của cá nhân, tổ chức kế thừa quyền, nghĩa vụ của pháp nhân đó.

- Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản gốc văn bản công chứng đó thực hiện.

- Việc cấp bản sao văn bản công chứng đang được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 32 Luật Công chứng 2024, cụ thể:

“Điều 32. Tạm ngừng hoạt động Văn phòng công chứng

...

4. Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động trong trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng khi có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng, công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định tại khoản 2 Điều 56 của Luật này cho tổ chức hành nghề công chứng được Sở Tư pháp chỉ định tiếp nhận hồ sơ thực hiện; Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng. Hết thời gian tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng này được bàn giao lại cho Văn phòng công chứng.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết khoản này.”

2. Quy định về hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng từ 01/7/2025

Hiệu lực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định cụ thể tại Điều 6 Luật Công chứng 2024 như sau:

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và tổ chức hành nghề công chứng đóng dấu vào văn bản; trường hợp là văn bản công chứng điện tử thì có hiệu lực theo quy định tại khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng 2024.

- Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch đã được công chứng.

- Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Trên đây là giải đáp của Công ty Luật Việt Phong về Quy định cấp bản sao công chứng. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn bạn vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý.