Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện mang nhiều lợi ích cho công ty cho việc tăng cường hình ảnh thương hiệu và cơ hội hợp tác một bước quan trọng đối với doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới kinh doanh trên thị trường kinh tế. Văn phòng đại diện có con dấu riêng, tài khoản riêng nhưng không được thực hiện chức năng kinh doanh. Vì vậy, văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài như các đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt Phong sẽ cập nhật các quy định về thành lập văn phòng đại diện cho công ty có trụ sở tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được ủy quyền thực hiện những công việc phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh ( tức là Văn phòng đại diện không có thẩm quyền để xử lý, thực hiện các hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu) mà chỉ có thể đại diện công ty thực hiện một số công việc như: liên lạc, đẩy nhanh tiến độ…

Văn phòng đại diện không bắt buộc phải có con dấu công ty, không có tư cách pháp nhân, có mã số thuế riêng 13 chữ số. Văn phòng đại diện cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (còn được gọi là giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện).

2. Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?

Theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp như sau:

“ Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính

Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.”

Tóm lại, theo quy định của pháp luật khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp phải đăng ký hoạt động. Việc mở văn phòng đại diện công ty là “Bắt buộc” phải đăng ký với phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện. Để được cấp giấy phép hoạt động theo đúng quy định pháp luật

3. Những điều kiện để mở văn phòng đại diện

Khi muốn mở văn phòng đại diện các doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện sau như: yêu cầu địa chỉ đăng ký, tài chính, người đại diện theo pháp luật, các thủ tục hành chính quan trọng để quá trình mở văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi hiệu quả và tránh sai sót:

- Văn phòng đại diện thực hiện sau khi công ty đã được thành lập. Yêu cầu bắt buộc tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

- Văn phòng đại diện chỉ có thẩm quyền thực hiện các giao dịch và trưởng văn phòng đại diện chỉ được phê duyệt và ký các hợp đồng, đóng dấu cho các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện

- Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được phép nằm tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư, tương tự như trụ sở chính của công ty.

- Văn phòng đại diện không có nghĩa vụ thuế riêng biệt, khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang một quận, huyện khác, cần phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế trước đó.

4. Những bước thành lập văn phòng đại diện

Những bước thành lập văn phòng đại diện đều được áp dụng cho công ty có vốn Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Gồm những bước cơ bản sau:

- Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện công ty

- Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

- Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

- Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

- Khắc dấu cho văn phòng đại diện

5. Thủ tục mở văn phòng đại diện

- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở Việt Nam:

+ Thông báo lập văn phòng đại diện.

+ Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 2 thành viên trở lên).

+ Quyết định thành lập văn phòng đại diện.

+ Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người đứng đầu không là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu của công ty).

+ 01 bản công chứng của giấy tờ cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.

+ Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.

+ 01 bản công chứng của giấy tờ cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

+ Thực hiện quy trình thành lập theo quy định của quốc gia đó.

+ Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần thực hiện các bước để nhận Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.

+ Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài để hoạt động văn phòng.

+ Khi nhận được giấy phép từ nước ngoài, nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia

Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp về vấn đề đã đề cập. Luật Việt Phong tự hào là đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ thành lập công ty, với cam kết về giá trị hợp lý và thời gian xử lý nhanh nhất.