Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, các doanh nghiệp cần tuân thủ các thủ tục theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bài viết dưới đây của Luật Việt Phong sẽ giải đáp các thắc mắc về Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Có 2 loại văn phòng đại diện:

- Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp Việt Nam

- Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

2. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Quyền của văn phòng đại diện

- Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện

- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam

- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện

- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật

Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam

- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại năm 2005 cho phép

- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy ủy quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật Thương mại năm 2005

- Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam

- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định một số điều kiện sau:

- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện

- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

4. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Thông báo thành lập văn phòng đại diện

- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp

Trên đây là tư vấn của Công ty Luật Việt Phong về Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn bạn vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý. Rất mong được hợp tác với quý khách!