Phí thành lập văn phòng đại diện

Khi doanh nghiệp quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách thành lập văn phòng đại diện, một trong những mối quan tâm hàng đầu là chi phí liên quan đến quá trình này. Phí thành lập văn phòng đại diện không chỉ bao gồm các khoản lệ phí pháp lý mà còn nhiều chi phí khác liên quan đến thủ tục hành chính. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ các khoản phí cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện, từ đó đưa ra kế hoạch tài chính chính xác và hiệu quả.

Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện

1. Điều kiện để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Quy định về điều kiện thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nước:

Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập.
Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Tại Điều 28 Nghị định 28/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị định 14/2024/NĐ-CP), điều kiện Cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện;
Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài vẫn đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi tổ chức xúc tiến thương mại đó thành lập;
Không có hành vi vi phạm quy định: Có dấu hiệu, bằng chứng cho thấy tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài thành lập Văn phòng đại diện để tổ chức thực hiện hoặc tham gia hoặc tài trợ cho các hoạt động gây phương hại đến an ninh, quốc phòng, trật tự, an toàn xã hội và trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của Việt Nam.

2. Phí, lệ phí thành lập văn phòng đại diện

Đối với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước:

Căn cứ theo Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp (Ban hành kèm theo thông tư số 47/2019/TT-BTC):

- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp (bao gồm: Cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp): 50.000 đồng/lần.

- Phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cả thông tin đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp): 100.000 đồng/lần.

Cơ quan thu phí, lệ phí:

Phí cung cấp thông tin doanh nghiệp được thu bởi: Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh thuộc Cục quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư); Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp (bao gồm cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện doanh nghiệp): Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Cơ quan đăng ký đầu tư thu đối với nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài trong trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế một cửa liên thông.

Đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

Theo Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định, mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;
Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.

Phụ thuộc vào địa điểm mà văn phòng đại diện công ty nước ngoài (dự kiến) đặt trụ sở, cơ quan thu phí, lệ phí cũng là cơ quan cấp phép thành lập văn phòng đại diện, bao gồm:

Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi công ty TNHH nước ngoài dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý).

Lệ phí cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thu bằng Đồng Việt Nam.

Trên đây là tư vấn của Công ty Luật Việt Phong về Phí thành lập văn phòng đại diện. Chúng tôi hy vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có vấn đề pháp lý nào khác cần tư vấn bạn vui lòng gọi điện tới tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 của Công ty Luật Việt Phong để gặp luật sư tư vấn và chuyên viên pháp lý. Rất mong được hợp tác với quý khách!